Заявление о порядке использования конфиденциальной информации

В этом заявлении указывается, каким образом может быть использована и раскрыта ваша медицинская информация, и как вы можете получить доступ к ней. Предлагаем внимательно с ним ознакомиться.

В Providence Health Plan мы уважаем конфиденциальность и секретность вашей закрытой медицинской информации (PHI). По закону мы обязаны сохранять конфиденциальность вашей закрытой медицинской информации (PHI), также называемой личной информацией, в том числе в электронном формате. Закрытая медицинская информация (PHI) — это информация, которая идентифицирует вас как личность, например ваше имя и номер социального страхования, а также финансовая, медицинская и другая информация о вас, которая не является общедоступной и которую мы собираем в целях предоставления вам страхового покрытия. Providence Health Plan придерживается правил, защищающих конфиденциальность личной информации (в т.ч. номера социального страхования), полученной от участников плана в ходе обычных деловых взаимодействий. Мы обязаны предоставить вам это заявление и соблюдать его условия. В заявлении объясняется, как мы можем использовать и раскрывать информацию о вас при администрировании ваших бенефитов (т.е. услуг, покрываемых планами), а также сообщается о ваших правах как нашего ценного участника. Кроме того, из этого заявления вы узнаете о том, как реализовать эти права.

Как Providence Health Plan использует и раскрывает вашу PHI без вашего письменного разрешения

Мы имеем право использовать и раскрывать вашу закрытую медицинскую информацию в различных целях. Мы используем PHI и можем передавать ее другим лицам при обеспечении бенефитов. Приведенные ниже примеры иллюстрируют типы использования и раскрытия информации, которые мы вправе осуществлять без вашего разрешения в целях оплаты, осуществления медицинской деятельности и лечения:

• Оплата: Мы имеем право использовать или раскрывать вашу PHI для определения страхового покрытия, для координации бенефитов с другими имеющимися у вас страховыми покрытиями и для помощи в оплате ваших медицинских счетов, которые были представлены нам врачами и больницами для оплаты. Мы также имеем право использовать и раскрывать PHI для сбора страховых взносов и расчета суммы участия в расходах.
• Медицинская деятельность: Мы имеем право использовать или раскрывать вашу PHI для обслуживания клиентов, поддержки и улучшения программ и услуг, которые мы вам предлагаем, а также в случаях, когда это необходимо для работы и управления нашей коммерческой деятельностью, связанной с предоставлением вам медицинского страхования и управлением им. Например, мы можем поговорить с вашим врачом и предложить программу по лечению заболеваний или оздоровительную программу, которая поможет улучшить ваше здоровье.
• Лечение: Мы не предоставляем лечение. Это задача лиц, оказывающих медицинские услуги, – например, вашего врача или больницы. Мы имеем право использовать и раскрывать вашу PHI вашим врачам или больницам, помогая им оказывать вам медицинскую помощь.
• Спонсор/администратор плана: Если вы зарегистрированы в Providence Health Plan через групповой план медицинского страхования, спонсируемый работодателем, Providence Health Plan может передавать PHI вашему плану медицинского страхования. Мы имеем право передать информацию о вас спонсору вашего плана по запросу, что позволит спонсору плана получать предложения по страховым взносам или вносить изменения, дополнения или прекращать действие плана. Если ваш работодатель оплачивает ваши страховые взносы или часть страховых взносов, но не оплачивает подаваемые вами страховые требования, он имеет право получать вашу PHI исключительно с целью получения предложений о стоимости планов медицинского страхования или для внесения изменений, дополнений или прекращения плана; исключения составляют случаи, когда работодатель обязуется защищать вашу PHI и гарантирует ее использование только в соответствии с законом.

Лицо/а, участвующее/ие в вашем лечении или оплате вашего лечения:

Мы также имеем право раскрыть закрытую медицинскую информацию человеку, например члену семьи, родственнику или близкому другу, который имеет отношение к получаемым вами медицинским услугам или их оплате. Мы имеем право раскрыть соответствующую закрытую медицинскую информацию этим лицам, если вы не возражаете или мы можем обоснованно предполагать, исходя из обстоятельств, что вы не будете возражать против такого раскрытия; однако, если вы не присутствуете или недееспособны, мы можем раскрыть информацию, если, руководствуясь профессиональным суждением, мы считаем, что раскрытие информации максимально отвечает вашим интересам.

Другие виды использования и раскрытия информации, на которые мы имеем право без вашего разрешения

Существует ряд ситуаций, в которых ваша медицинская информация может быть использована или раскрыта без вашего разрешения. Как правило, такое использование и раскрытие информации требуется по закону или в целях общественного здравоохранения и безопасности.

• Требования законодательства: Мы обязаны раскрывать закрытую медицинскую информацию о вас, если это требуется по закону.
• Деловой партнер: Мы имеем право использовать или раскрывать вашу PHI лицам, которые выполняют служебные функции от нашего имени или предоставляют нам услуги, если эта информация необходима для выполнения таких функций или предоставления услуг. Наши деловые партнеры обязаны по договору с нами и в соответствии с федеральным законом защищать конфиденциальность вашей информации и не имеют права использовать или раскрывать какую-либо информацию кроме той, которая указана в нашем договоре и допускается федеральным законодательством.
• Коронеры, похоронные бюро, донорство органов: Мы имеем право раскрывать закрытую медицинскую информацию коронерам или директорам похоронных бюро, если это необходимо для выполнения ими своих обязанностей или в связи с донорством органов или тканей.
• Надзор за здравоохранением: Мы имеем право раскрывать закрытую медицинскую информацию государственным и федеральным органам, которым мы подотчетны, включая, в частности, Министерство здравоохранения и социальных служб США, Отдел финансового регулирования штата Орегон и Управление комиссара по страхованию штата Вашингтон.
• Судебные и административные разбирательства: Мы имеем право раскрыть закрытую медицинскую информацию в ответ на судебный или административный приказ, а также в ответ на повестку в суд, запрос о раскрытии информации или другой законный процесс.
• Правоохранительные органы: В некоторых обстоятельствах мы имеем право раскрывать закрытую медицинскую информацию сотруднику правоохранительных органов в ответ на ордер или для установления личности или местонахождения подозреваемого, а также для предоставления информации о жертве преступления.
• Деятельность в области общественного здравоохранения: Мы имеем право раскрывать закрытую медицинскую информацию органам здравоохранения по таким причинам, как профилактика или контроль заболеваний, травм или инвалидности.
• Исследования: Мы имеем право раскрывать вашу медицинскую информацию исследователям при условии, что исследование было одобрено Институциональным наблюдательным советом и/или Советом по конфиденциальности, а для обеспечения вашей конфиденциальности были утверждены протоколы исследования. Мы имеем право раскрывать медицинскую информацию о вас людям, готовящимся к проведению исследовательского проекта.
• Специализированные правительственные функции: Мы имеем право раскрывать информацию по требованию военных властей или уполномоченных федеральных чиновников в целях обеспечения национальной безопасности и разведывательной деятельности.
• Для предотвращения серьезной угрозы здоровью или безопасности: Мы имеем право раскрывать закрытую медицинскую информацию о вас, с некоторыми ограничениями, если это необходимо для предотвращения серьезной угрозы вашему здоровью и безопасности, здоровью и безопасности общества или другого лица.
• Жертвы жестокого обращения, оставления без присмотра или домашнего насилия: Мы имеем право раскрывать закрытую медицинскую информацию государственным учреждениям в связи с жестоким обращением, оставлением без присмотра или актом домашнего насилия.
• Компенсация работникам: Мы имеем право раскрывать PHI в соответствии с разрешением или в объеме, необходимом для соблюдения законов штата о компенсации работникам, которые регулируют случаи травм или заболеваний, связанных с выполнением работы. 

Другие виды использования и раскрытия информации, требующие вашего письменного разрешения

Мы обязаны получить ваше письменное разрешение на использование или раскрытие вашей закрытой медицинской информации, за некоторыми исключениями, по следующим причинам:

• Маркетинг. Мы запросим у вас письменное разрешение на использование или раскрытие вашей закрытой медицинской информации в маркетинговых целях, за некоторыми исключениями, например, когда мы лично общаемся с вами по маркетинговым каналам или когда мы предоставляем рекламные подарки номинальной стоимости.
• Продажа закрытой медицинской информации. Мы запросим ваше письменное разрешение до того, как осуществим какое-либо раскрытие, которое будет считаться продажей вашей закрытой медицинской информации; в настоящее время мы не продаем и не планируем продавать вашу медицинскую информацию.
• Другие виды использования или раскрытия информации. Все другие виды использования или раскрытия вашей закрытой медицинской информации, не описанные в этом Заявлении, будут осуществляться только с вашего письменного разрешения, если иное не разрешено или не требуется по закону.

Раскрытие некоторых видов PHI, считающихся «строго конфиденциальными»

Для некоторых видов PHI федеральные законы и законы штатов могут требовать усиленной защиты конфиденциальности. К ним могут относиться:

• О профилактике, лечении и направлении на лечение алкоголизма и наркомании
• О тестировании, диагностике или лечении ВИЧ/СПИДа
• О генетическом тестировании
• О записях психотерапевта

Если PHI подлежит усиленной защите, мы можем раскрыть ее только с вашего предварительного письменного разрешения, если это не разрешено или не требуется по закону.

Отзыв разрешения

Вы можете отозвать разрешение в любое время в письменной форме, за исключением случаев, когда мы уже предприняли действия в отношении раскрытой информации или если нам разрешено законом использовать эту информацию для оспаривания страхового требования или покрытия по Плану.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если мы раскрываем информацию в результате вашего письменного разрешения, она может быть повторно раскрыта получающей стороной и больше не будет защищена государственными и федеральными правилами защиты конфиденциальности. Однако федеральный закон или закон штата могут ограничить повторное раскрытие дополнительной информации, такой как информация о ВИЧ/СПИДе, информация о психическом здоровье, генетическая информация и информация о диагностике, лечении или направлении на лечение наркомании/алкоголизма.

 

Права на конфиденциальность в отношении вашей закрытой медицинской информации

Право на доступ к закрытой медицинской информации: Вы имеете право проверять, просматривать или получать копию своей информации, которая хранится в Providence Health Plan в указанном вами пакете документов, за некоторыми ограниченными исключениями. Определенный пакет документов включает в себя все документы, используемые для принятия решений о вас как об участнике программы. Вы можете попросить нас предоставить вам копию закрытой медицинской информации в формате, отличном от фотокопий, например, в электронном виде, если ее можно легко получить в таком виде и формате. Нам необходимо, чтобы ваш запрос на получение информации был сделан в письменном виде. Мы возьмем с вас обоснованную плату, основанную на стоимости производства и предоставления указанного вами пакета документов. Вы можете бесплатно запросить копию той части вашей регистрации и перечня страховых требований, которая относится к апелляции или жалобе. Если мы отклоним ваш запрос на получение информации, мы уведомим вас об этом в письменном виде и предоставим вам право на пересмотр отказа, если это применимо. У вас есть аналогичные права в отношении ваших медицинских карт. Однако в Providence Health Plan, как правило, не располагают вашими медицинскими картами, если только они не были получены от вашего врача или медицинского специалиста с целью, описанной выше. Позвоните своему лечащему врачу или медицинскому специалисту (в учреждение) и спросите, как получить копию.

Право на Отчет о раскрытии информации планом: Вы имеете право получить список раскрытий, сделанных нами в отношении вашей закрытой медицинской информации, за исключением раскрытий, сделанных в целях лечения, оплаты или операций в сфере здравоохранения, а также раскрытий, сделанных в соответствии с вашим разрешением. Обычно в такой список включаются сведения, раскрываемые в целях обязательного общественного здравоохранения, для правоохранительных органов или в ходе судебного разбирательства. Нам необходимо, чтобы ваш запрос на отчет о раскрытии информации был подан в письменном виде, и в нем должен быть указан период времени, за который вы хотите получить отчет. Этот период времени не может превышать шести лет и не может включать даты до 14 апреля 2003 года. Первый отчет, который вы запросите в течение 12 месяцев, будет бесплатным.

Право на внесение изменений в закрытую медицинскую информацию: Если вы считаете, что закрытая медицинская информация, хранящаяся в Плане, неверна или неполна, вы можете потребовать, чтобы мы внесли в нее изменения или дополнения. Запрос должен быть составлен в письменной форме с указанием причины. В случае внесения изменений с нашей стороны мы уведомим вас об этом, а также сообщим об этом соответствующим лицам, в том числе деловым партнерам. Если мы отклоним ваш запрос на внесение изменений, мы уведомим вас в письменном виде о причине отказа. Вы имеете право обжаловать наш отказ, подав письменное заявление о своем несогласии.

Право на конфиденциальное предоставление информации: Вы имеете право потребовать от нас использования определенного способа связи с вами по поводу Плана или отправки информации о Плане по определенному адресу, если такая переписка может представлять для вас опасность. Например, вы можете попросить, чтобы мы отправили вашу информацию определенным способом (например, только почтой США) или по указанному адресу. Способы запроса на конфиденциальное предоставление информации:

• Все участники Providence Health Plan имеют право запросить отправку своих персональных данных по другому адресу, если отправка персональных данных по вашему текущему адресу может представлять опасность для вас. Providence Health Plan удовлетворит обоснованную просьбу такого рода. Мы не потребуем от вас объяснения причин, по которым вы считаете, что вам угрожает опасность. Эти просьбы можно высказать в устной форме.
• Если применимо, некоторые законы штатов обеспечивают дополнительную защиту конфиденциальности, благодаря которой участники имеют право требовать, чтобы собранная планом о них информация, содержащая PHI или персональные данные, была отправлена по адресу, отличному от их домашнего адреса; а также требовать, чтобы указанная информация не раскрывалась страхователю / организации, оформившей подписку. Мы требуем, чтобы эти запросы были оформлены письменно. Дополнительную информацию можно найти в нижней части этой страницы в разделе «Дополнительные уведомления и политика конфиденциальности» во вкладке «Запрос на конфиденциальное предоставление информации – Орегон».

Право на уведомление в случае нарушения: Вы имеете право получить уведомление о нарушении конфиденциальности закрытой медицинской информации (PHI), если таковое случится.

Право требовать ограничения на использование и раскрытие вашей закрытой медицинской информации: Вы имеете право потребовать, чтобы мы сократили или ограничили использование или раскрытие вашей закрытой медицинской информации в целях лечения, оплаты или осуществления медицинской деятельности. Если мы согласимся, то выполним ваш запрос, за исключением случаев, когда такая информация необходима в чрезвычайных обстоятельствах. Хотя мы можем удовлетворить вашу просьбу об ограничениях, мы не обязаны соглашаться с ними. Ваш запрос на ограничение должен быть подан в письменном виде.

Как мы защищаем вашу конфиденциальность и обеспечиваем безопасность вашей информации

В Providence Health Plan действуют политики и процедуры, обеспечивающие конфиденциальность вашей PHI. Мы обеспечиваем безопасность вашей устной, письменной и электронной PHI, используя физические, электронные и процедурные меры. Эти меры безопасности соответствуют федеральным законам и законодательству штата. Вот некоторые из способов защиты вашей информации PHI:

• Сотрудники Providence Health Plan проходят обучение правилам конфиденциальности и безопасности, и при приеме на работу подписывают заявление о неразглашении информации.
• Сотрудников обучают тому, что они могут обсуждать PHI только с теми, кто должен знать эту информацию, например, с врачом или руководителем. Кроме того, они не должны говорить о PHI в общественных местах, включая уборные или коридоры медицинских страховых компаний.
• В соответствующих случаях сотрудники должны запирать складские помещения и шкафы для хранения документов.
• Сотрудники обязаны безопасно утилизировать письменную информацию PHI.
• Сотрудники обязаны сообщать о любых нарушениях конфиденциальности и/или безопасности.
• Для доступа к компьютерной системе требуются уникальные и защищенные имена и пароли для входа в систему. Кроме того, используются брандмауэры, системы шифрования и резервного копирования данных. Для входа в здания медицинской страховой компании необходимо использовать идентификационный пропуск, позволяющий открыть дверь.
• Наши соглашения с участвующими в программе медицинскими специалистами содержат положения о конфиденциальности, которые обязывают этих специалистов обращаться с вашей PHI с той же тщательностью, что и в Providence Health Plan.
• Наши соглашения с партнерами по бизнесу, выполняющими функции или осуществляющими деятельность от нашего имени, требуют от них надлежащей защиты вашей PHI с той же тщательностью, что и от Providence Health Plan.

Реализация ваших прав

Вы можете воспользоваться любым из вышеописанных прав, связавшись с клиентской службой или Управлением по гражданским правам при Министерстве здравоохранения и социальных служб США. Бланки разрешения участника и формы для доступа к конфиденциальной информации можно найти в нижней части этой страницы или получить к ним доступ здесь.

Связаться с клиентской службой

Если у вас возникли какие-либо вопросы о вашей информации PHI или вы считаете, что ваши права на конфиденциальность были нарушены, обратитесь в клиентскую службу:

Региональный тел.: 503-574-7500

Бесплатно: 800-878-4445 TTY: 711

С понедельника по пятницу, с 8:00 до 17:00 (тихоокеанское время)

Вы можете подать жалобу в письменном виде по адресу:

Providence Health Plan

Attn: Appeals and Grievance Dept.
P.O. Box 4327
Portland, OR 97208-4327

 

Обращение в службу поддержки вне Providence Health Plan

Вы можете уведомить Управление по гражданским правам Министерства здравоохранения и социальных служб США, если считаете, что ваши права на конфиденциальность были нарушены. Мы не будем предпринимать никаких действий против вас за подачу жалобы.

Вы можете подать жалобу в Управление по гражданским правам по адресу:

Office for Civil Rights

U.S. Department of Health and Human Services
200 Independence Avenue, S.W.
Room 509F, HHH Building
Washington, D.C. 20201

Горячие линии Управления по гражданским правам США: 1-800-368-1019

Электронная почта: OCRComplaint@hhs.gov

Сайт: Управление по гражданским правам www.hhs.gov/ocr/index.html

Дополнительные контакты

Если у вас возникли дополнительные вопросы по поводу порядка использования конфиденциальной информации в Providence Health Plan, позвоните в нашу программу защиты конфиденциальности по тел.: 503-574-7770

Экземпляры и изменения Заявления

Вы имеете право в любой момент получить новый экземпляр данного заявления. Даже если вы согласились получить это заявление в электронном виде, вы все равно имеете право на бумажный экземпляр. Мы оставляем за собой право изменять условия данного заявления и вводить в действие новое заявление по всей хранящейся у нас закрытой медицинской информации. В случае внесения изменений мы немедленно разместим информацию о них на видном месте на нашем сайте до даты фактического вступления в силу существенных изменений в заявлении. Кроме того, мы обязуемся предоставить пересмотренное заявление, либо информацию о существенном изменении, и о том, как получить пересмотренное заявление, в нашей следующей ежегодной рассылке подписчикам/участникам, на которых в то время распространялся план. Новое заявление также будет доступно в Интернете: https://providencehealthplan.com/notice-of-privacy-practice/.

Дата вступления настоящего заявления в силу

Первоначальной датой вступления в силу данного заявления было 14 апреля 2003 года. Дата последней редакции — 16 января 2020 г.