Aviso sobre prácticas de privacidad

Este aviso describe cómo se puede utilizar y divulgar la información médica sobre usted y cómo puede obtener acceso a esta información. Revíselo detenidamente.

En Providence Health Plan, respetamos la privacidad y confidencialidad de su información sanitaria protegida (PHI, por sus siglas en inglés). La ley nos obliga a observar la privacidad de su información médica protegida (comúnmente llamada PHI o su información personal), incluso en formato electrónico. Cuando utilizamos el término «información personal», nos referimos a información que lo identifica como individuo, como su nombre y número de seguridad social, así como información financiera, médica y otra información sobre usted que no es pública, y que obtenemos para poder proporcionarle cobertura de seguro. Providence Health Plan mantiene políticas que protegen la confidencialidad de la información personal, incluidos los números de seguridad social, obtenidos de sus miembros en el transcurso de sus funciones comerciales regulares. Debemos proporcionarle este aviso y cumplir con los términos de este aviso. Este aviso explica cómo podemos utilizar y divulgar información sobre usted para administrar sus beneficios y también le informa sobre sus derechos como nuestro valioso miembro. Por último, este aviso le proporciona información sobre el ejercicio de estos derechos.

Cómo Providence Health Plan utiliza y divulga su PHI sin su autorización por escrito

Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida para diferentes fines. Utilizamos la PHI y podemos compartirla con terceros al mismo tiempo que proporcionamos beneficios sanitarios. Los siguientes ejemplos se ofrecen para ilustrar los tipos de usos y divulgaciones que podemos hacer sin su autorización para pagos, operaciones sanitarias y tratamientos:

• Pagos: Podemos utilizar o revelar su PHI para tomar decisiones sobre coberturas, para coordinar beneficios con otras coberturas que pueda tener y para ayudar a pagar sus facturas médicas que nos hayan enviado médicos y hospitales para su pago. También podemos utilizar y divulgar la PHI para cobrar primas y calcular los importes de costes compartidos.
• Operaciones sanitarias: Podemos utilizar o divulgar su PHI para proporcionar servicio al cliente, para apoyar y mejorar los programas y servicios que le ofrecemos y según sea necesario para operar y gestionar nuestras actividades comerciales relacionadas con la prestación y gestión de su cobertura sanitaria. Por ejemplo, podemos hablar con su médico para sugerirle un programa de tratamiento de la enfermedad o bienestar que pueda ayudarle a mejorar su salud.
• Tratamiento: No proporcionamos tratamientos. Este es el papel de un proveedor de atención médica, como su médico o un hospital. Podemos utilizar y revelar su PHI a sus médicos u hospitales para ayudarles a proporcionarle atención médica.
• Patrocinador/administrador del plan: Si está registrado con Providence Health Plan a través de un plan de salud de grupo patrocinado por un empleador, Providence Health Plan podría compartir la PHI con su plan de salud de grupo. Podemos compartir su información con el patrocinador de su plan si así lo solicita para que el patrocinador de su plan pueda obtener ofertas de primas o modificar, alterar o cancelar el plan. Si su empleador paga su prima o parte de ella, pero no paga sus reclamaciones de seguro médico, su empleador no puede recibir su PHI con fines que no sean obtener ofertas de primas o modificar, alterar o cancelar el plan, a menos que su empleador prometa proteger su PHI y se asegure de que la PHI se utilice únicamente por motivos legales.

Persona(s) involucrada(s) en su atención o el pago por su atención:

También podemos revelar información médica protegida a una persona, como un miembro de la familia, un pariente o un amigo cercano, que esté involucrado en su atención o el pago de la misma. Podemos divulgar la información médica protegida relevante a estas personas si no se opone o podemos inferir razonablemente de las circunstancias que no se opone a la divulgación; sin embargo, cuando no esté presente o esté incapacitado, podremos realizar la divulgación si, en el ejercicio de nuestro criterio profesional, creemos que la divulgación es en su mejor interés.

Otros usos y divulgaciones que podríamos realizar sin su autorización

Existen varias formas en las que su información médica puede ser utilizada o divulgada sin su autorización. Por lo general, estos usos y divulgaciones son requeridos por ley o por motivos asociados a la salud y la seguridad públicas.

• Conforme a la ley: Debemos revelar información médica protegida sobre usted cuando así lo exija la ley.
• Socio comercial: Podemos utilizar o divulgar su PHI a personas que desempeñan funciones empresariales en nuestro nombre o que nos proporcionan servicios si la información es necesaria para dichas funciones o servicios. Nuestros socios comerciales están obligados, por contrato con nosotros y de conformidad con la ley federal, a proteger la privacidad de su información y no están autorizados a utilizar o divulgar ninguna información que no sea la especificada en nuestro contrato y la permitida por la ley federal.
• Médicos forenses, directores funerarios, donación de órganos: Podemos revelar información médica protegida a médicos forenses o directores funerarios según sea necesario para permitirles llevar a cabo sus funciones o en relación con la donación de órganos o tejidos.
• Supervisión sanitaria: Podemos revelar información médica protegida a las agencias estatales y federales que nos regulan, incluidos, entre otros, el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU., la División de Regulación Financiera de Oregón y la Oficina del Comisionado de Seguros de Washington.
• Procedimientos judiciales y administrativos: Podemos revelar información médica protegida en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación, solicitud de divulgación u otro proceso jurídico.
• Aplicación de la ley: Podemos revelar información médica protegida en circunstancias limitadas a un funcionario de las fuerzas de seguridad en respuesta a una orden o para identificar o localizar a un sospechoso, o para proporcionar información sobre la víctima de un delito.
• Actividades de salud pública: Podemos revelar información médica protegida a organismos de salud pública por razones tales como la prevención o el control de enfermedades, lesiones o discapacidades.
• Investigación: Podemos revelar su información médica a investigadores, siempre que la investigación haya sido aprobada por un Comité de Revisión Institucional y/o un Comité de Privacidad, y los protocolos de investigación hayan sido aprobados para garantizar su privacidad. Podemos revelar información sanitaria sobre usted a personas que se estén preparando para llevar a cabo un proyecto de investigación.
• Cargos gubernamentales especializados: Podemos divulgar información según lo requieran las autoridades militares o a funcionarios federales autorizados para actividades de seguridad e inteligencia nacional.
• Para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad: Podemos revelar información médica protegida sobre usted, con algunas limitaciones, cuando sea necesario para evitar una amenaza grave para su salud y seguridad, o la salud y seguridad del público u otra persona.
• Víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica: Podemos revelar información médica protegida a agencias gubernamentales en relación con abusos, negligencias o actos de violencia doméstica.
• Remuneración de trabajadores: Podemos divulgar la PHI según lo autorizado por, o en la medida necesaria para cumplir con las leyes estatales de remuneración de trabajadores que rigen las lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. 

Otros usos y divulgaciones que requieran su autorización por escrito

Estamos obligados a obtener su autorización por escrito para utilizar o divulgar su información médica protegida, con excepciones limitadas, por los siguientes motivos:

• Marketing. Solicitaremos su autorización por escrito para utilizar o divulgar su información médica protegida con fines de marketing con excepciones limitadas, como cuando mantengamos comunicaciones de marketing presenciales con usted o cuando proporcionemos regalos promocionales con un valor nominal.
• Venta de información médica protegida. Solicitaremos su autorización por escrito antes de realizar cualquier divulgación que se considere una venta de su información médica protegida; actualmente no vendemos ni planeamos vender su información médica.
• Otros usos o divulgaciones. Cualquier otro uso o divulgación de su información médica protegida que no se describa en este Aviso solo se realizará con su autorización por escrito, a menos que lo permita o lo exija la ley.

Divulgaciones de cierta PHI considerada «Altamente confidencial»

Para ciertos tipos de PHI, las leyes federales y estatales pueden requerir un mayor nivel de protección de la privacidad. Esto puede incluir PHI:

• Acerca de la prevención, el tratamiento y la derivación en casos de abuso de alcohol y drogas
• Acerca de las pruebas, el diagnóstico o el tratamiento del VIH/SIDA
• Acerca de las pruebas genéticas
• Acerca de las notas sobre psicoterapia

Si la PHI está sujeta a una protección ampliada, solo podemos divulgarla con su autorización previa por escrito, a menos que la ley lo permita o lo exija de forma específica.

Revocación de una autorización

Puede revocar una autorización en cualquier momento por escrito, excepto en la medida en que ya hayamos tomado medidas sobre la información divulgada o si la ley nos permite utilizar la información para impugnar una reclamación o cobertura en virtud de lo establecido en el Plan.

NOTA: Si divulgamos información como resultado de su permiso por escrito, la parte receptora puede volver a divulgarla y es posible que ya no esté protegida por las normas de privacidad estatales y federales. No obstante, la legislación federal o estatal puede restringir la redivulgación de información adicional, como información sobre VIH/SIDA, información sobre salud mental, información genética e información sobre diagnóstico, tratamiento o derivación en relación con drogas/alcohol.

 

Derechos de privacidad en relación con su información médica protegida

Derecho a acceder a su información médica protegida: Tiene derecho a inspeccionar, revisar u obtener una copia de su información conservada por Providence Health Plan en su conjunto de registros designado, con algunas excepciones limitadas. El conjunto de registros designado incluye cualquier registro utilizado para tomar decisiones sobre usted como miembro. Puede solicitar que le proporcionemos una copia de esta información médica protegida en un formato distinto a las fotocopias, como proporcionarle una copia electrónica, si se puede generar de forma sencilla en dicha forma y formato. Su solicitud de información debe realizarse por escrito. Le cobraremos una tarifa razonable basada en el coste de producción y suministro de su conjunto de registros designado. Puede solicitar una copia de la parte de su registro y reclamación en relación con un recurso o queja, de forma gratuita. Si rechazamos su solicitud de información, le notificaremos por escrito y le proporcionaremos el derecho a revisar la denegación, si procede. Usted tiene derechos similares con respecto a sus registros médicos. Sin embargo, Providence Health Plan generalmente no tendrá sus registros médicos a menos que los reciba de su médico o proveedor con el fin descrito anteriormente. Llame a la consulta de su médico o proveedor para saber cómo recibir una copia.

Derecho a una explicación de las divulgaciones por parte del Plan: Tiene derecho a acceder a una lista de las divulgaciones que hacemos de su información médica protegida, excepto aquellas divulgaciones realizadas para el tratamiento, el pago o las operaciones de atención sanitaria, o aquellas divulgaciones realizadas de conformidad con su autorización. El tipo de divulgaciones normalmente incluidas en una lista serían divulgaciones realizadas con fines obligatorios de salud pública, aplicación de la ley o procedimientos legales. Exigimos que su solicitud de una explicación de las divulgaciones se realice por escrito y debe indicar un período de tiempo para el que desea dicha explicación. Este periodo no podrá ser superior a seis años y no podrá incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003. La primera explicación que solicite dentro de un periodo de 12 meses será gratuita.

Derecho a modificar su información médica protegida: Si cree que la información médica protegida mantenida por el Plan es incorrecta o está incompleta, puede solicitarnos que modifiquemos o cambiemos la información. Necesitamos que su solicitud se realice por escrito y que indique un motivo para su solicitud. Si realizamos el cambio, le notificaremos que se ha realizado y notificaremos el cambio a otras personas adecuadas, incluidos los socios comerciales. Si rechazamos su solicitud de modificación, le notificaremos por escrito el motivo de la denegación. Tiene derecho a apelar nuestra denegación presentando una declaración escrita de desacuerdo.

Derecho a comunicaciones confidenciales: Tiene derecho a solicitar que utilicemos un determinado método para comunicarnos con usted acerca del Plan o que enviemos información del Plan a una ubicación determinada en caso de que la comunicación pueda ponerle en peligro. Por ejemplo, puede solicitar que enviemos su información por un medio específico (por ejemplo, solo correo de EE. UU.) o a una dirección especificada. Los métodos para solicitar comunicaciones confidenciales son:

• Todos los miembros de Providence Health Plan tienen derecho a solicitar que su PHI se envíe a una dirección diferente si el envío de su PHI a su dirección actual pudiese ponerle en peligro. Providence Health Plan se adaptará a una solicitud razonable de esta naturaleza. No le pediremos que explique por qué cree que está en peligro. Estas solicitudes se pueden realizar verbalmente.
• Si procede, algunas leyes estatales proporcionan protecciones de privacidad adicionales por las que los miembros tienen derecho a solicitar que la información de su plan que contenga PHI o información personal se envíe a otra dirección que no sea su casa, o a abstenerse de revelar dicha información al titular/suscriptor de la póliza. Estas solicitudes deben realizarse por escrito. Puede encontrar información adicional al final de esta página en la sección «Avisos y políticas adicionales sobre privacidad» en la pestaña «Solicitud de Oregón para comunicaciones confidenciales».

Derecho a notificación en caso de vulneración: Tiene derecho a recibir una notificación de una vulneración relacionada con su información médica protegida (PHI) en caso de que se produzca.

Derecho a solicitar restricciones sobre el uso y la divulgación de su información médica protegida: Tiene derecho a solicitar que restrinjamos o limitemos el modo en el que utilizamos o divulgamos su información médica protegida para los tratamientos, los pagos o las operaciones sanitarias. Si estamos de acuerdo, atenderemos su solicitud a menos que la información sea necesaria para una emergencia. Aunque podamos satisfacer su solicitud de restricciones, no estamos obligados a aceptar dichas restricciones. Su solicitud de restricción debe realizarse por escrito.

Cómo protegemos su privacidad y aseguramos su información

Providence Health Plan cuenta con políticas y procedimientos para garantizar la confidencialidad de su PHI. Mantenemos su PHI oral, escrita y electrónica segura mediante medios físicos, electrónicos y procedimentales. Estas protecciones están de acuerdo con lo establecido en las leyes federales y estatales. Algunas de las formas en las que mantenemos segura su PHI serían:

• Los empleados de Providence Health Plan reciben formación sobre las normas de privacidad y seguridad, y firman una declaración de confidencialidad en el momento de su contratación.
• Los empleados han recibido la formación correspondiente y saben que solo puedan hablar sobre la PHI con aquellas personas que necesiten conocer la información, como un proveedor o un supervisor. Y saben que no deben hablar sobre la PHI en espacios públicos, incluidos los aseos o pasillos del edificio del plan de salud.
• Cuando corresponda, los empleados deben cerrar con llave las áreas de almacenamiento y los armarios de archivos.
• Los empleados deben desechar de forma segura la PHI escrita.
• Los empleados deben informar de cualquier vulneración de la privacidad o la seguridad.
• Se requieren nombres de inicio de sesión y contraseñas únicos y seguros para acceder al sistema informático. Además, se utilizan cortafuegos, sistemas de cifrado y sistemas de copia de seguridad de datos. Para entrar en los edificios del plan de salud, es necesario utilizar una tarjeta de identificación para abrir la puerta.
• Nuestros acuerdos con los proveedores participantes contienen disposiciones de confidencialidad que exigen que estos proveedores traten su PHI con el mismo cuidado que Providence Health Plan.
• Nuestros acuerdos con socios comerciales que desempeñan funciones o actividades en nuestro nombre requieren que protejan adecuadamente su PHI con el mismo cuidado que Providence Health Plan.

Ejercicio de sus derechos

Puede ejercer cualquiera de los derechos descritos anteriormente poniéndose en contacto con el Servicio de Atención al Cliente o con la Oficina de Derechos Civiles, Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. Puede encontrar los formularios de autorización y privacidad para miembros al final de esta página o acceder a ellos aquí.

Contacto con el Servicio de Atención al Cliente

Si tiene alguna pregunta sobre su PHI o si cree que se han vulnerado sus derechos de privacidad, póngase en contacto con el Servicio de Atención al Cliente en:

Teléfono local: 503-574-7500

Llamada gratuita: 800-878-4445 TTY: 711

De lunes a viernes, de 8:00 h a 17:00 h (hora del Pacífico)

Puede presentar una queja por escrito en:

Providence Health Plan

Attn: Appeals and Grievance Dept.
P.O. Box 4327
Portland, OR 97208-4327

 

Contacto para obtener asistencia fuera de Providence Health Plan

Puede notificar a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. si cree que se han violado sus derechos de privacidad. No tomaremos ninguna medida contra usted por presentar una queja.

Puede presentar la queja ante la Oficina de Derechos Civiles en la siguiente dirección:

Office for Civil Rights

U.S. Department of Health and Human Services
200 Independence Avenue, S.W.
Room 509F, HHH Building
Washington, D.C. 20201

Líneas directas de OCR-Voz: 1-800-368-1019

Correo electrónico: OCRComplaint@hhs.gov

Sitio web: Oficina de Derechos Civiles www.hhs.gov/ocr/index.html

Contactos adicionales

Si tiene más preguntas sobre las prácticas en materia de privacidad de Providence Health Plan, llame a nuestro Programa de Privacidad al 503-574-7770.

Copias y modificaciones del Aviso

Tiene derecho a obtener una nueva copia de este aviso en cualquier momento. Incluso si ha aceptado recibir este aviso por medios electrónicos, sigue teniendo derecho a recibir una copia en papel. Nos reservamos el derecho a cambiar los términos de este aviso y hacer que el nuevo aviso sea efectivo para toda la información médica protegida que mantengamos. Si se revisa, publicaremos de forma destacada el cambio de nuestro aviso revisado en nuestro sitio web antes de la fecha de entrada en vigor del cambio material en el aviso, y proporcionaremos el aviso revisado, o información sobre el cambio material y cómo obtener el aviso revisado, en nuestro próximo correo anual a los suscriptores/miembros cubiertos por el plan. El nuevo aviso también estará disponible en línea en https://providencehealthplan.com/notice-of-privacy-practice/.

Fecha de entrada en vigor de este aviso

La fecha de entrada en vigor original de este Aviso fue el 14 de abril de 2003. La fecha de revisión más reciente es el 16 de enero de 2020.